Le financement Erasmus+ est conditionné à la signature de documents obligatoires, appelés kit de mobilité. Ce kit est composé de 2 parties : un contrat de mobilité et un contrat pédagogique.

1. Pour rédiger votre contrat de mobilité, le gestionnaire Erasmus+ vous enverra un lien vers un formulaire à remplir. Les informations que vous fournirez dans ce formulaire seront utilisées pour rédiger votre contrat.

Une fois que vous aurez reçu le contrat, vous devrez le lire, le vérifier, le dater et le signer.

2. La partie « contrat pédagogique » de ce même kit concerne l’activité qui sera menée au sein de l’organisme d’accueil. Il y a 2 types de contrats pédagogiques :

• si vous allez effectuer une mobilité d’études il vous faut télécharger ce modèle.
• si vous allez effectuer une mobilité de stage, votre contrat se trouve ici.

Vous devez remplir directement ce document et le signer avec votre responsable de formation et l’accompagnement du service des relations internationales de votre université. Il devra également comporter la signature de votre responsable de formation dans l’université d’envoi et celle de votre superviseur dans l’université d’accueil. Dans certains cas exceptionnels, la signature du Responsable de Formation à l’université d’accueil peut être recueillie à votre arrivée sur votre lieu de mobilité.

En cas de modification du contrat, il vous faudra compléter les tableaux A2, B2, C2 (modification du Contrat Pédagogique).

Ces deux documents signés seront à téléverser sur le lien communiqué par mail par votre gestionnaire Erasmus+ (erasmusinternational@univ-poitiers.fr) AVANT votre mobilité.

« Eligibilité de la mobilité » signifie la possibilité d’obtenir une bourse Erasmus+, qui est accordée aux candidats répondant aux critères requis. Parmi ces critères, on trouve :

• L’étudiant doit être inscrit dans son université d’origine pendant la période de mobilité ;
• La candidature à la mobilité doit être validée par la commission pédagogique de l’université de Poitiers ;
• L’étudiant doit remplir et signer le kit de mobilité.

La durée de la mobilité doit correspondre aux délais prévus par Erasmus+.

• Mobilité des étudiants à des fins d’études : de 2 mois (ou un semestre universitaire) à 12 mois de mobilité physique, hors durée du voyage
• Mobilité des étudiants à des fins de stage : de 2 à 12 mois de mobilité physique, hors durée du voyage
• Mobilité à des fins d’études ou de stage pour les doctorants : de 5 à 30 jours ou de 2 à 12 mois de mobilité physique (une activité de mobilité à des fins d’études peut comprendre une période de stage complémentaire, si celle-ci est prévue), hors durée du voyage

À la fin de la mobilité, l’étudiant doit fournir au gestionnaire de mobilité une attestation de présence et remplir le rapport final adressé par l’Agence Erasmus+.

Pour plus d’informations sur la mobilité, veuillez consulter le Guide Erasmus+ (p 57-60).

Le relevé d’identité bancaire (RIB) est le synonyme des coordonnées bancaires. C’est un document officiel émanant de la banque (pas d’information recopiées dans formats .doc ou un mail). Le document bancaire doit être lisible, dactylographié, en alphabet latin. Il doit comporter 4 éléments indispensables : le nom de la banque, le nom du bénéficiaire, le SWIFT, le numéro du compte bancaire.

Vos coordonnées bancaires seront transmises au service comptable pour le versement de votre bourse.

L’attestation de présence : la partie « départ » doit être remplie 1 à 4 jours avant votre départ par le bureau des relations internationales de votre faculté d’accueil. La version signée doit être envoyée par mail à erasmusinternational@univ-poitiers.fr.

Trouvez le contact du service des relations internationales de l’école, la faculté ou l’institut à l’université de Poitiers qui vous correspond ici.

L’attestation de présence : la partie « arrivée » doit être remplie 1 à 4 jours après votre arrivée par le bureau des relations internationales de votre faculté d’accueil. La version signée doit être envoyée par mail à erasmusinternational@univ-poitiers.fr.

Trouvez le contact du service des relations internationales de l’école, la faculté ou l’institut à l’université de Poitiers qui vous correspond ici.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans cette section, vous pouvez nous contacter par e-mail : erasmusinternational@univ-poitiers.fr. Nous vous prions de bien vouloir indiquer votre nom et votre pays dans l’objet du message chaque fois que vous nous envoyez vos documents ou vos questions.
Vous recevrez la réponse sous 3 jours ouvrés.

Si vous avez des questions concernant votre accueil (logement, localisation de l’université, comment vous rendre à Poitiers, transports publics ou toute autre question relative à votre arrivée en France), rendez vous sur le site de l’université de Poitiers.

Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question, veuillez vous adresser à accueil.international@univ-poitiers.fr.

Vous percevrez votre bourse selon les modalités suivantes :

80% du soutien individuel à votre arrivée dès que vous aurez envoyé :

• Attestation de présence : la partie « arrivée » doit être remplie par le bureau des relations internationales de votre faculté d’accueil. Trouvez le contact du service des relations internationales de l’école, la faculté ou l’institut à l’université de Poitiers qui vous correspond ici ;
• Contrat pédagogique signé par vous, votre responsable de formation dans votre université d’origine et dans votre université d’accueil (toutes les pages doivent être remplies et nous être renvoyées) ;
• RIB français (pour cela, vous devrez ouvrir un compte dans une banque française à votre arrivée en France et nous envoyer vos coordonnées bancaires afin que nous puissions vous verser votre bourse) ;
  Pour plus d’information : Ouvrir un compte bancaire en France | Campus France ;
• Certificat de scolarité ou tout autre document attestant votre inscription à l’université d’origine pour l’année de la mobilité ;
• Certificat de scolarité de l’université d’accueil pour l’année de mobilité.

Tous les documents doivent être envoyés par mail à : erasmusinternational@univ-poitiers.fr 

20 % de votre bourse vous sera payé à l’issue de votre séjour lorsque :

•  vous nous retournerez par mail à erasmusinternational@univ-poitiers.fr votre attestation de départ (la partie « départ » doit être remplie par le bureau des relations internationales de votre faculté d’accueil) ;
• vous aurez rempli le rapport en ligne demandé par l’agence Erasmus+ (et qui vous parviendra par mail quelques jours avant votre départ en provenance de l’adresse  EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu).

Si, pour une raison quelconque, vous modifiez les dates d’arrivée et/ou de départ, vous devez :

• informer le plus tôt possible le service des relations internationales de l’université de Poitiers en envoyant un mail à erasmusinternational@univ-poitiers.fr ;
• envoyer par mail votre attestation d’arrivée/de départ signée par le bureau des relations internationales de votre faculté.

Le service des relations internationales de l’université de Poitiers préparera les documents nécessaires pour modifier votre contrat et recalculer votre bourse.

Attention, cette procédure prend environ deux mois, ce qui signifie que le solde de votre bourse vous sera versé après le délai de traitement incompressible dû aux modifications contractuelles.

Les dates de votre contrat correspondent à la période couverte par la bourse Erasmus+ et comprennent la période de fréquentation des cours et de passage des examens. Cette période ne correspond pas toujours au calendrier pédagogique, qui est principalement pris en compte lors de la préparation de la lettre d’invitation.

Si votre emploi du temps prévoit des cours ou des examens après la date indiquée dans votre contrat, veuillez vous adresser au bureau des relations internationales de votre faculté : il contactera la scolarité pour vérifier votre emploi du temps afin de nous demander, le cas échéant, une prolongation du financement Erasmus+ et une modification de votre contrat sera étudiée au service des relations internationales pour acceptation ou non.

Erasmus+ funding is conditional upon the signing of mandatory documents, known as the mobility kit. This kit consists of two parts: a mobility agreement and a learning agreement.

1. To draw up your mobility agreement, the Erasmus+ coordinator will send you a link to a form to fill out. The information you provide in this form will be used to draw up your agreement.

Once you have received the agreement, you must read it, check it, date it, and sign it.

2. The “Learning Agreement” section of this kit concerns the activity that will be carried out at the Receiving Institution. There are two types of Learning agreement:

• study mobility program, you must download this template
• internship mobility program, your contract can be found here.

You must fill in this document directly and sign it with the responsible person of studies and the support of your university’s international relations department. It must also be signed by the responsible person at the sending institution and your supervisor at the host university. In some exceptional cases, the signature of the responsible person at the receiving institution may be obtained upon your arrival at your mobility location.

If there are any changes to the contract, you will need to complete tables A2, B2, and C2 (changes to the Learning Agreement).

These two signed documents must be uploaded to the link provided by your Erasmus+ administrator (erasmusinternational@univ-poitiers.fr) BEFORE your mobility.

“Mobility eligibility” means the possibility of getting an Erasmus+ grant, which is offered to applicants who meet the criteria. These criteria include:

• The student must be enrolled at their home university during the mobility period.
• The mobility application must be approved by the academic committee at the University of Poitiers.
• The student must complete and sign the mobility kit.

The duration of the mobility must correspond to the deadlines set by Erasmus+.

• Student mobility for study purposes: from 2 months (or one academic semester) to 12 months of physical mobility, excluding travel time
• Student mobility for internship purposes: from 2 to 12 months of physical mobility, excluding travel time
• Mobility for study or internship purposes for doctoral students: 5 to 30 days or 2 to 12 months of physical mobility (a mobility activity for study purposes may include an additional internship period, if planned), excluding travel time

At the end of the mobility period, students must provide the mobility coordinator with a certificate of attendance and complete the final report sent by the Erasmus+ Agency.

For more information on mobility, please check the Erasmus+ Guide (pp. 57-60).

You will find further information and a video guide on the Campus France website.

The bank account details (RIB) is an official document issued by the bank (no information copied from .doc files or emails). The bank document must be legible, typed, and in the Latin alphabet. It must include four essential elements: the name of the bank, the name of the beneficiary, the SWIFT code, and the bank account number.
Your bank details will be forwarded to the accounting department for the payment of your scholarship.

The Certificate of Arrival/Departure: the “departure” section must be completed 1 to 4 days before your departure by the international relations office of your receiving institution. The signed version must be sent by email to erasmusinternational@univ-poitiers.fr.

Find the contact details for the international relations department of the school, faculty, or institute at the University of Poitiers that corresponds to you here.

The Certificate of Arrival/Departure: the “arrival” section must be completed within 1 to 4 days of your arrival by the international relations office of your receiving institution. The signed version must be sent by email to erasmusinternational@univ-poitiers.fr.

Find the contact details for the international relations department of the school, faculty, or institute at the University of Poitiers that corresponds to you here.

This document proves that you are officially enrolled at the University of Poitiers and that you are currently a student. Once you have enrolled at the University of Poitiers, you will have access to your personal account on IRIS étudiant, where you can download this document.

If you cannot find the answer to your question in this section, please contact us by email at erasmusinternational@univ-poitiers.fr. Please include your name and country in the subject line whenever you send us your documents or questions.

You will receive a response within three business days.

If you have any questions about your arrival (accommodation, location of the university, how to get to Poitiers, public transportation, or any other questions related to your arrival in France), please visit the University of Poitiers website.

If you cannot find the answer to your question, please contact accueil.international@univ-poitiers.fr.

You will receive your grant as follows:

80% of the individual grant upon arrival, once you have sent:

• Certificate of Arrival/Departure: the “arrival” section must be completed by the international relations office of your receiving institution. Find the contact details for the international relations department of the school, faculty or institute at the University of Poitiers that corresponds to you here;
• Learning Agreement signed by you, the responsible person of studies at your home university, and your receiving institution (all pages must be completed and returned to us);
• French bank account details (RIB) (to get it, you will need to open a bank account in France upon your arrival and send us your bank details so that we can pay your grant);
• For more information: Opening a bank account in France | Campus France;
• Certificate of enrollment or any other document proving your enrollment at your sending university for the year of mobility;
• Certificate of enrollment from the receiving university for the year of mobility.

All documents must be sent by email to: erasmusinternational@univ-poitiers.fr

20% of your grant will be paid at the end of your stay when:

• you return your Certificate of Departure (the “departure” section must be completed by the international relations office of your receiving faculty) by email to erasmusinternational@univ-poitiers.fr;
• you have completed the report requested by the Erasmus+ agency (which will be sent to you by email a few days before your departure from the email: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu).

If, for any reason, you change your arrival and/or departure dates, you must:

• inform the International Relations Office at the University of Poitiers as soon as possible by sending an email to erasmusinternational@univ-poitiers.fr;
• send your Certificate of Arrival/Departure signed by your faculty’s International Relations Office by email.

The International Relations Office at the University of Poitiers will prepare the necessary documents to modify your contract and recalculate your scholarship.

Please note that this procedure takes approximately two months, which means that the balance of your grant will be paid after the processing time required for contractual modifications.

The second part of the grant can only be paid once your Agreement has ended. In order to get the rest of your grant, you must submit your the Certificate of Departure and complete the final report.

The final report is the report requested by the Erasmus+ agency (which will be sent to you by email a few days before your departure from the email: EU-CORPORATE-NOTIFICATION-SYSTEM@ec.europa.eu).

The dates of your agreement correspond to the period covered by the Erasmus+ grant and include the period of attendance at courses and exams. This period does not always correspond to the academic calendar, which is mainly taken into account when preparing the invitation letter.

If your schedule includes classes or exams after the date indicated in your agreement, please contact your faculty’s international relations office, which will contact the admissions office to verify your schedule and, if necessary, request an extension of your Erasmus+ grant. A modification of your agreement will then be reviewed by the international relations office for approval.