L'université de Poitiers met en œuvre un traitement de vos données personnelles afin de rédiger une lettre d'invitation et ainsi faciliter vos démarches migratoires notamment pour l'obtention d'un visa.
L'université de Poitiers est attachée à la protection de la vie privée de la communauté universitaire dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du parlement Européen et du Conseil du 27 Avril 2016 et de la loi informatique et libertés du 6 Janvier 1978 modifiée.
Ces textes imposent au responsable de traitement une mise à disposition d'une information claire, compréhensible et facilement accessible par les personnes concernées par le traitement.
- Responsable de traitement
L'université de Poitiers, représentée par Mme la Présidente est responsable de traitement.

- Bases juridiques du traitement
Pour la finalité 1 : Le cadre juridique retenu est l'intérêt légitime (Article 5.1.c, Article 6.1.a, Article 7 du RGPD) - Les données personnelles demandées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles sont traitées (minimisation des données);
Le consentement clair et inéquivoque est demandé ;

- Finalité du traitement
Finalité 1 : Rédiger une lettre d'invitation pour que l'émetteur des données obtienne un visa et se rende en France dans un cadre professionnel.

- Données collectées
Pour le demandeur de lettre d'invitation : Nom, prénom, université ou institution d'origine, nationalité, numéro de passeport, date de validité du passeport, but de la mobilité, dates de mobilité, adresse de courriel.

- Destinataires des données
Le personnel du Service universitaire des Relations Internationales et des étudiants étrangers de l'université de Poitiers est le principal destinataire de toutes les données.
Le personnel compétent du corps consulaire et/ou diplomatique français dans votre pays de résidence sera destinataire de la lettre d'invitation.

- Transfert de données
Le transfert de données se fera entre l'émetteur, les serveurs de l'université de Poitiers et l'équipe du service universitaire des relations internationales et des étudiants étrangers de l'université de Poitiers.

- Durée de conservation
Les données recueillies avec le questionnaire en ligne sont conservées 6 mois.
L'université de Poitiers ne maîtrise pas la durée de stockage des lettres d'invitation partagées avec les institutions compétentes.

- Exercice de vos droits
Pour la finalité 1 : vous disposez du droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement et à la portabilité. Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement.

Vous pouvez exercer vos droits auprès du service SQVT de l'université de Poitiers ou auprès du délégué à la protection des données à l'adresse dpo@univ-poitiers.fr.
Si la réponse apportée demeurait insatisfaisante, il est possible d'adresser une réclamation à la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) :
3 place de Fontenoy
TSA 80715
74334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr

ENGLISH VERSION:

The University of Poitiers processes your personal data in order to send you an invitation letter and thus facilitate your immigration procedures, particularly for obtaining a visa.
The University of Poitiers is committed to protecting the privacy of the university community in accordance with European Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016, and the amended French Data Protection Act of January 6, 1978.
These texts require the data controller to provide clear, understandable, and easily accessible information to those concerned by the processing.
- Data controller
The University of Poitiers, represented by her President, is the data controller.

- Legal basis for processing
For purpose 1: The legal basis is legitimate interest (Article 5.1.c, Article 6.1.a, Article 7 of the GDPR) - The personal data requested is adequate, relevant, and limited to what is necessary for the purpose for which it is processed (data minimization);

Clear and unambiguous consent is requested;

- Purpose of processing
Purpose 1: To draft a letter of invitation so that the data subject can obtain a visa and travel to France for professional purposes.

- Data collected
For the applicant for the invitation letter: Last name, first name, home university or Institution, nationality, passport number, passport dates (issue and expiry), purpose of travel, travel dates, email address.

- Recipients of the data
The staff of the International Relations Office (SURIEE) of the University of Poitiers is the main recipient of all data.
The relevant staff of the French consular and/or diplomatic corps in your country of residence will be the recipient of the invitation letter.

- Data transfer
Data will be transferred between the issuer, the servers of the University of Poitiers, and the staff of the International Relations and International Students Department of the University of Poitiers.

- Data retention
The data collected via the online questionnaire will be kept for six months.
The University of Poitiers has no control over how long invitation letters shared with the relevant institutions are stored.

- Exercising your rights
For purpose 1: you have the right to access, rectify, erase, restrict processing, and transfer your data. You may withdraw your consent at any time.

You can exercise your rights by contacting the SQVT department at the University of Poitiers or the data protection officer at dpo@univ-poitiers.fr.
If you are not satisfied with the response, you can lodge a complaint with the French Data Protection Authority (CNIL):
3 place de Fontenoy
TSA 80715
74334 Paris Cedex 07
www.cnil.fr